Cambie de proveedor sin que la empresa se quede sin correo

La lista de cuentas, la contraseña de cada buzón en el proveedor actual y la dirección del servidor IMAP de origen. La copia se hace buzón por buzón, por lo que no se necesita una credencial de administrador del proveedor anterior.

Esos datos no pasan por nadie. Cada empresa tiene su propia cuenta de administrador en el panel de INBOX, y es el administrador de la empresa quien registra ahí las credenciales de origen. Las contraseñas no circulan por correo, mensajería ni tickets, y no quedan en manos de ningún técnico.

Las contraseñas de origen se guardan cifradas y se usan solo para la copia. El panel no las devuelve: el administrador puede definir o reemplazar una contraseña, pero nunca volver a leerla.

Si el proveedor de origen exige verificación en dos pasos, se usa una contraseña de aplicación generada en ese mismo proveedor.

La migración puede estar a cargo del equipo de Horizon, sin costo adicional, o realizarla el propio administrador del dominio, en la sección Migración del panel. La herramienta es la misma y ofrece dos opciones.

Por lotes, para migrar toda la empresa de una vez. El administrador sube un archivo CSV con las cuentas, y el panel ofrece una plantilla lista para descargar. El archivo tiene una fila de encabezado y tres columnas obligatorias — usuario, senha (contraseña) e imap_host — más dos opcionales, imap_port (993 de forma predeterminada) y ssl. Está separado por comas, en UTF-8, y el orden de las columnas es libre siempre que los nombres coincidan. Cada archivo admite hasta mil cuentas.

Individual, para un buzón a la vez. El administrador indica el buzón de destino, el usuario y la contraseña en el origen y el servidor IMAP; el puerto se detecta automáticamente. Antes de comenzar, la prueba de conexión muestra el puerto, el modo de seguridad, cuántos mensajes hay y qué carpetas se encontraron.

En ambas opciones la secuencia es la misma: se crean los buzones nuevos, se copia todo el historial conservando la estructura de carpetas, la copia sigue ejecutándose de forma incremental mientras el correo anterior sigue activo y, una vez redirigido el DNS, se hace la pasada final. La comparación se hace mensaje por mensaje, por lo que nada se duplica.

El panel muestra cada cuenta con su estado, el porcentaje completado, cuántos mensajes ya se copiaron y la velocidad de la copia, y señala las que fallaron; por ejemplo, por una contraseña de origen incorrecta.

También hay una verificación que compara origen y destino carpeta por carpeta e indica lo que faltó.

Una cuenta con problemas se resuelve por separado: basta con corregir la contraseña de ese buzón y sincronizar de nuevo, sin volver a subir el archivo ni rehacer las demás.

Solo esa fila se marca como error; las demás siguen normalmente. Antes de importar, el panel valida el archivo y muestra, fila por fila, lo que está correcto, lo que requiere atención y lo que está mal.

El archivo completo solo se rechaza por un problema estructural: que falte una columna obligatoria en el encabezado, que el archivo esté vacío, que tenga más de mil filas o que supere 1 MB.

No. El correo anterior funciona todo el tiempo y no se borra nada en el origen. La copia se ejecuta en segundo plano, con varios buzones en paralelo.

El DNS se redirige cuando la empresa lo decida, después de que se haya copiado la mayor parte del historial. La duración depende del volumen en gigabytes, de la cantidad de cuentas y de los límites de velocidad del proveedor de origen, por eso no trabajamos con un plazo fijo: puede tomar horas o días, según el caso.

Se recuperan. Antes de finalizar, la sincronización se ejecuta una vez más y trae lo que llegó a la cuenta anterior en ese intervalo, comparando uno por uno para no duplicar.

La migración automática abarca los mensajes de correo. Los contactos y los eventos de la agenda no se incluyen.

Los contactos tienen una vía manual. Cada usuario exporta sus contactos del proveedor anterior en vCard (archivo .vcf) y los importa en el buzón nuevo, desde el propio webmail o desde la app para Android, sin depender del administrador ni del soporte. Un solo archivo con muchos contactos se importa de una vez.

En la importación se conservan el nombre, el correo principal, el teléfono, la empresa y las notas. Los correos y teléfonos adicionales, el cargo, la dirección, la foto y la fecha de cumpleaños no se importan, y los contactos sin correo se omiten.

Los eventos de la agenda no tienen una vía de importación por archivo y deben volver a crearse.

En los mensajes, el estado de leído y no leído y las marcas de estrella no se conservan: llegan marcados como leídos. Las carpetas, los adjuntos y la fecha original de cada mensaje se mantienen.

Desde cualquier proveedor que ofrezca acceso IMAP con contraseña, lo que cubre la mayor parte del mercado.

Las cuentas de Gmail y de Google Workspace funcionan, mediante una contraseña de aplicación.

Las cuentas de Microsoft 365 con IMAP desactivado por el administrador no entran en la migración automática, porque en ese caso el acceso solo es posible mediante autenticación moderna. Queda una vía manual: cada usuario importa los mensajes en el buzón nuevo a partir de un archivo MBOX o EML, desde el propio webmail, sin depender del administrador.

La exportación de Outlook en .pst debe convertirse antes a MBOX o EML; el archivo .pst no se acepta directamente. Por esta vía los mensajes llegan con los adjuntos y la fecha original, pero todos entran como leídos y sin recrear el árbol de carpetas.

Hay dos opciones, y la empresa elige.

Publicarlos usted mismo. El panel genera los valores listos de MX, SPF, DKIM y DMARC, con la clave DKIM creada para el dominio, y un verificador comprueba si lo publicado coincide con lo esperado. Si algún registro queda mal, el panel lo identifica y genera el paso a paso numerado de lo que hay que ajustar en su proveedor de DNS.

Trasladar el DNS a Horizon. El panel importa los registros del proveedor actual y pasa a alojar la zona completa. A partir de ahí, basta con apuntar el dominio a nuestros servidores. Los registros de correo quedan protegidos contra eliminaciones accidentales: usted puede seguir editando y agregando los suyos, como el TXT de una herramienta de envíos masivos, pero no puede borrar por error los que hacen funcionar el correo.

El DNS inverso lo configura Horizon en su propio bloque de direcciones, sin depender de terceros. La clave DKIM ya generada puede consultarse en cualquier momento para volver a publicarla, sin necesidad de crear una nueva; generar otra invalidaría la firma hasta que se propague.